Incassobureau: uw rechten bij aanmaningsbrieven

Sinds boek XIX van het Wetboek van economisch recht verloopt de minnelijke invordering van een consumentenschuld volgens een opgelegd scenario. Eerste regel: vóór enige kosten, verwijlintresten of boete moet de schuldeiser u een eerste gratis herinnering sturen (art. XIX.2 WER). Als de eerste brief die u ontvangt al «herinneringskosten» aanrekent, schendt hij die verplichting — en dat kan worden gemeld.

Tweede regel: die herinnering opent een termijn van 14 kalenderdagen vóór elke andere invorderingsmaatregel, en die termijn begint pas te lopen op de derde werkdag na de verzending van de herinnering (art. XIX.9, §1 WER). Anders gezegd: een invorderaar die u drie dagen na zijn eerste brief opnieuw aanmaant, kosten toevoegt of de toon verhardt, slaat de stappen over die de wet hem oplegt.

Deze regels zijn geen beleefdheden: ze bestaan juist omdat de sector lang druk heeft uitgeoefend via kunstmatige urgentie. Dateer elke ontvangen brief, bewaar de omslagen, noteer de termijnen. De werkelijke kalender is vaak uw eerste argument.

Elke invorderingsbrief moet verplichte vermeldingen bevatten (art. XIX.7, §2 WER): de volledige identiteit van de invorderaar, zijn ondernemingsnummer (KBO) en zijn contactgegevens; het verantwoorde detail van elk gevorderd bedrag — hoofdsom, kosten, intresten, post per post; uw recht om de bewijsstukken van de schuld te verkrijgen; de procedure om te betwisten; en uw recht om betalingsfaciliteiten te vragen. Een brief waarin die vermeldingen ontbreken, is onregelmatig, en een globaal, niet-gedetailleerd bedrag hoeft niet zomaar te worden aanvaard.

Wees vervolgens op uw hoede voor intimiderende formules, in het bijzonder het dreigement van «stuiting van de verjaring». Een incassobureau kan niet beweren dat zijn brief de verjaring stuit: het Grondwettelijk Hof (arresten nr. 181/2014 en nr. 14/2025) heeft geweigerd zijn brieven gelijk te stellen met de ingebrekestelling van een advocaat of een gerechtsdeurwaarder, die als enige dat effect heeft (art. 2244 §2 van het oud Burgerlijk Wetboek). Een brief die met dat argument zwaait, misleidt over het recht — wat veel zegt over de ernst van de rest.

De juiste reflex tegenover een twijfelachtige brief past in één zin, schriftelijk en gedateerd: «Ik vraag, overeenkomstig art. XIX.7 WER, het verantwoorde detail van elk gevorderd bedrag en de bewijsstukken van de beweerde schuld.» Een serieuze invorderaar antwoordt met de stukken; een invorderaar die bluft, bindt in dit stadium vaak in.

Als de schuld echt is en u dat weet, is ze negeren de slechtste optie: de brieven blijven komen en het dossier kan voor een rechter eindigen, met extra kosten. Gebruik liever de rechten die boek XIX u geeft: controleer of elk toegevoegd bedrag post per post verantwoord is, weiger wat dat niet is, en oefen uw recht uit om betalingsfaciliteiten te vragen (art. XIX.7, §2 WER) — een schriftelijke en realistische afbetaling is altijd beter dan een stilzwijgen dat de situatie laat verzuren.

Als de schuld betwist wordt — u bent niets verschuldigd, niet dat bedrag, of niet aan die schuldeiser —, betwist dan schriftelijk, gedateerd en gemotiveerd, en vraag de bewijsstukken op. Betaal niet «voor de rust» een bedrag dat u betwist: leg in enkele regels uit waarom de som niet verschuldigd is, voeg uw bewijzen toe en bewaar van alles een kopie. Een schriftelijke en beargumenteerde betwisting verandert onmiddellijk de aard van het dossier.

Bewaar in beide gevallen een spoor van elke uitwisseling. Als de invorderaar zijn verplichtingen schendt — geen eerste gratis herinnering, termijnen niet nageleefd, ontbrekende vermeldingen, misleidende dreigementen —, dan documenteren die tekortkomingen zich en kunnen ze worden gemeld bij de FOD Economie. De krachtsverhouding is evenwichtiger dan de toon van de brieven doet vermoeden.